Tämähän ei millään tavalla ollut elintarvikepuolelle erikseen suunnattu järjestelmä, vaan pikemminkin ISO-standardeihin perustuva, laatu on keskiössä. Järjestelmän käyttö liittyy meillä yleensä tuotteen laatuun, mikä on ohjannut ohjelman räätälöintiä oikean muotoiseksi. Järjestelmän käyttöönotossa luodaan ensin prosessi. Prosessi sisältää yhden tai useamman seurannan kohteen eli mittarin. Mittarin tyypiksi voidaan määrittää kuittaus, kirjaus tai ajanotto. Käyttöönottoon sai apua ja tukea. Auditoinneissa olemme saaneet paljon kehuja otettuamme Check-järjestelmän käyttöömme 2019. Olemme sen avulla pystyneet todentamaan paremmin asioita.

“Meillä on kaksi isoa tarvetta, toinen liittyy työturvallisuuteen ja toinen poikkeamien havainnointiin”

Aiemmin meillä oli paperinen kirjanpito turvallisuushavaintoihin, joita voivat olla esimerkiksi tapaturmat ja läheltä piti -tilanteet. Nyt ne kirjataan Checkiin, josta merkinnät voi tarkistaa ja seurata määräajoin. Se saatiin otettua heti pilottivaiheessa käyttöön. Meille on nyt muodostunut selkeä prosessi siitä, miten toimitaan, minne kirjataan ja missä kirjaukset käsitellään. Ennakko-odotukset ovat mielestäni toteutuneet täysin.

Tuotteiden laadunvalvonnan ja poikkeamien havainnoinnin kanssa emme päässeet ihan niin nopeasti vauhtiin. Tuntui, että siinä oli aluksi sisäistä muutosvastarintaakin – tämä on kuitenkin mobiilissa toimiva järjestelmä, uusi käytäntö siis. Jouduimme myös hakemaan meille sopivaa tablettia, sillä tyypillisesti yhteys katkeaa varastoissa helposti. Kylmät tilat vaativat myös akuilta enemmän. Nyt, kun meillä on sim-kortilliset laitteet, niin yhteydetkin ovat pelanneet paremmin. Kirjaukset poikkeamahavainnoista valokuvineen tai videoineen pystyy tekemään paikan päällä, mutta jos kirjoittamista on enemmän ja käytössä on vain puhelin, niin sillä kirjoittaminen ei ole kovin sujuvaa. Itse tallennan havainnot usein puhuen, mutta tuotantotiloissa tulee usein eteen se, että taustameteli saattaa aiheuttaa häiriötä.

“Tarkistuslistat ovat meillä päivittäisessä käytössä”

Tarkistuslistat ovat oleellinen osa toimintaamme. Tarkistuslistaominaisuus on Checkissä selkeästi myös parantunut viimeisen vuoden aikana. Kun meille saapuu tavaraerä, esimerkiksi pihvitomaattia Hollannista, meillä on laadunvalvonnassa tiettyjä toimenpiteitä – lämpötilaa, aistinvaraisia havaintoja, punnituksia, sokeripitoisuuksia – jotka tulee varmistaa, ovatko tarkistettavat asiat kunnossa.

Esimerkiksi pakkaamossa on asioita, jotka on tehtävä ja raportoitava joka päivä, esimerkiksi veitsien ja terien tarkastus, välineiden ja linjastojen pesut. Aiemmin ne kirjattiin paperille, ja kun paperiset seurantaraportit olivat seinällä, ne aikaa myöten myös kellastuivat eivätkä olleet arkistointikunnossa. Niiden seuranta ja valvominen oli työlästä, kun piti itse mennä tarkistamaan merkinnät kustakin toimipisteestä. Varsinkin auditoinneissa todentaminen on helpottunut nyt merkittävästi.

Totesimme, että poikkeamahavaintojen kirjaamiselle pitää tehdä jotakin. Näimme, että Check voisi olla työkalu, jota voitaisiin lähteä jonkin verran räätälöimäänkin meidän tarpeisiin.

“Banaanimestareilta on tullut kehuja helppokäyttöisyydestä”

Laadunvalvonnassa olemme päässeet hyvin eteenpäin meidän merkittävimmissä tuotteissamme, kuten banaanin kypsyttämisessä, ja väittäisin, että se on näkynyt asiakkaillekin parempana laatuna. Nykyään meiltä pääsee vähemmän virheellisiä tai huonolaatuisia tuotteita eteenpäin.

Banaanien vastaanoton laatutarkastuksessa on käytössä tarkistuslista, joka täytettiin ennen paperille, joka piti skannata ja tulostaa ostajalle. Siihen merkitään mm. kontin numero, tuotenumero, kuoren kiinteys ja millaiset tulolämpötilat kuormassa on ollut. Banaanimestareilta on tullut kovasti kehuja, kun kaiken pystyy nyt tekemään paikan päällä Checkillä ja työ on paljon vaivattomampaa. Myös tavarantoimittajan suuntaan reklamointikäytännöt ovat parantuneet.

Tällä hetkellä Check on meillä laadunvalvontatyyppisessä käytössä, mutta siihen on viimeisen vuoden aikana tullut valtava määrä uutta. Olen suositellut Checkiä muillekin, esimerkiksi muuttoalan yritykselle. Siellä voi tyypillisesti tulla sellainen tilanne eteen, että vaikkapa nokkakärry osuu ovenkarmiin ja siitä jää jälki. Nyt siitä saa otettua kuvan, jonka voi lähettää asiakkaalle, että tällainen on tapahtunut. Heillä oli selkeä tarve saada kirjattua helposti mahdollinen poikkeama. Tämä soveltuu mielestäni minne vaan, missä pitää saada asioita kirjattua.

Arvokkainta on ollut se, että Check on muokannut meidän tekemistämme enemmän prosessimaiseen tapaan toimia. Yleensäkin hyöty on siinä, että laatu paranee tekemisessä – jokainen ei enää tee eri tavalla asioita. Se parantaa tehokkuutta, vähentää virheitä ja näkyy myös tuloksessa. Sitä vartenhan me loppupeleissä täällä ollaan, että me tuotamme yritykselle arvoa ja asiakkaille loistavia palvelukokemuksia.”

Artikkeli Henrik Österman, logistiikkapäällikkö, Satotukku Oy julkaistiin ensimmäisen kerran Ceriffi Check® - Kerää, analysoi ja kehitä..

Arvokkainta on se, että pystymme järjestelmään kertyvän tiedon perusteella kehittämään toimintaamme ja löytämään ongelmakohtia. Se on jatkuvaa parantamista, sitä me tällä haemme.

Kuulin Check-seurantatyökalusta Ceriffiltä, jonka kanssa teimme auditoinnit. Kokeilimme kauan aikaa sitten järjestelmän esiversiota, joka ei meille vielä silloin soveltunut. Silloin meillä ei ollut kyllä vielä laatujärjestelmiäkään. Tämä on ollut sellainen yhteinen kehityspolku. Ohjelma ei ollut alussa mitenkään valmis eikä tämän näköinen, se on tässä kehittynyt. Nykyinen versio on ollut meillä aktiivikäytössä nyt muutaman vuoden. Käytämme järjestelmää suoraan selaimella ja henkilökunta, joka liittyy järjestelmään, pystyy tekemään kirjauksia myös Android-laitteilla. Aiemmin teimme Excel-taulukoita ja se oli hankalaa.

“On yllättänyt positiivisesti, mihin järjestelmä on kehittynyt ja miten se on johtanut toimintaamme”

Ohjelman tämänhetkiseen vaiheeseen olemme tyytyväisiä ja ollaan opittu sitä käyttämään. Ihan uusia juttua täällä ovat esimerkiksi grafiikat, ne ovat oikein mukavan näköisiä. Jotkut asiat ovat vähän kestäneet, mutta se on ollut omastakin aktiivisuudesta kiinni. Aluksi meillä oli esimerkiksi hankaluuksia saada henkilökunnalta kirjauksia ja käsittelyt samoin, mutta Ceriffi auttoi ottamaan tässä ryhtiliikkeen. Siihen olemme paneutuneet muutaman kerran, koulutettu ja paasattu. Sitä olisimme voineet tehdä aktiivisemmin jo käyttöönottovaiheessa. Muuten saattaa tulla helposti sellainen mielikuva, ettei tästä ole mitään hyötyä, jos ei vaadi tekemään niitä kirjauksia. Jos ei ole kirjauksia, niin ei ole järjestelmälläkään käyttöä.

Havaintojen tekeminen ja kirjaaminen järjestelmään on kohtuullisen helppoa, samoin käsittely. Ei ole ollut sellaisia ongelmia, jotka estäisivät sen käyttöä. Meillä on ollut laatuasioita koko ajan työn alla, joten olemme paljonkin tekemisissä Ceriffin kanssa edelleen. Iso kiitos heille, ovat olleet erittäin aktiivisia palvelemaan! Olemme jo suositelleet Check-järjestelmää muillekin, esimerkiksi yhdelle kumppanillemme on tehty ikään kuin oma versio tarkistuslistoineen. En keksi, kenelle tämä ei soveltuisi, hintakin on ihan kohtuullinen. Se on enemmänkin kiinni siitä, mitä yrityksen päättäjät sieltä haluavat. Järjestelmä on muokattavissa minkälaiseen käyttöön tahansa, esimerkiksi kentät ja aiheet ovat muutettavissa sellaisiksi kuin haluaa.”

Artikkeli Jouni Lilja, kierrätyspalvelujen johtaja, laatupäällikkö, Kuljetusrinki Oy julkaistiin ensimmäisen kerran Ceriffi Check® - Kerää, analysoi ja kehitä..

Ohjelma on ollut meillä nyt noin vuoden verran käytössä. Olen ollut Checkiin tyytyväinen, minähän käytän sitä todella paljon, kun teen kaikki laskutukset. Itse olen tykännyt erityisesti tilastot-osiosta. Se antaa listan, josta on hirveän helppo katsoa, mitä laskuttaa. Äitini käytti enemmän Excel-taulukkoa ennen reilun vuoden takaista sukupolvenvaihdostamme, mutta itse en ole sitä enää käyttänyt. En ole kokenut enää tarpeelliseksi pitää kotona tulostinta, ei sille olisi paikkaakaan, mihin laittaa sitä.

“Check helpottaa työtä ja on laadun takaus”

Kyllähän tämä helpottaa työtä ja helppo tätä on käyttääkin. Kaikki asiakastiedot ovat nyt Checkissä valmiina ja turvassa, ettei henkilöstön tarvitse niitä aina kirjoittaa erikseen, vaan voivat itse katsoa sieltä. Lisäksi meillä on siellä esimerkiksi tarkistuslistoja ja palvelukuvaus, mitä kotitalouksissa tehdään. Jos esimerkiksi yrityssiistijät tekevätkin satunnaisesti kotitalousiivouksia, tai tulee joku muuttosiivous, niin Checkistä voi tarkistaa, mitä työvaiheita siihen kuuluu, vaikka työtehtävä muuttuisikin. Se on laadun takaus.

Checkin käyttöönotto sujui mielestäni hyvin. Eihän siinä ollut muuta kuin se sovellus ladattiin ja sittenhän se oli aika simppeli käyttää. Aina heiltä on myös vastattu, kun on sähköpostia laittanut. Kun en saanut järjestelmää aluksi toimimaan, niin hehän ottivat heti sen asiakseen ja lähettivät kirjaukset sähköpostite, ja erottelivat pyynnöstäni minulle vielä palstat siten, että saan lisätyöt ja veloitettavat tuotteet erikseen auki. Hyvää asiakaspalvelua on ollut.
Tämähän varmaan sopii kaikille, joilla on tarve koota tietoa yhteen paikkaan. Kun miettii meidänkin alaa, miten hyvä on, että kaikki tieto on yhdessä paikassa. Ei tarvi olla montaa sovellusta.”

Artikkeli Suvi Kuokkanen, yrittäjä, Siivouspalvelut Helena ja tytöt julkaistiin ensimmäisen kerran Ceriffi Check® - Kerää, analysoi ja kehitä..