Ceriffi Check® -ominaisuudet

Ceriffi Check® -ominaisuudet

Kieli:

Järjestelmä tukee suomea ja englantia.

Minimivaatimukset:

Internetyhteys: vähintään 1Mb/s.

Selain: yleisimmät internet selaimet, suositellaan Firefox ja Google Chrome.

Sovellukset: Android 5.0 tai uudempi, iOS iPhone 6 tai uudempi.

Tietoturva:

Yhteys: https kaikissa yhteyksissä.

Tietokanta: salattu vahvasti arkaluontoisten tietojen osalta.

Järjestelmän perustaminen

Järjestelmä voi tilata ja perustaa osoitteesta: https://www.cerifficheck.fi/Order

Järjestelmä voidaan perustaa täysin tyhjänä tai sille voidaan asettaa listalta oletus-asetukset.

Tilaaminen vaatii toimivan sähköpostiosoitteen, johon lähetetään viesti mikä sisältää käyttäjätunnukset sekä verkkopuolelle että mobiilisovelluksen aktivoimiseen.

Järjestelmä voidaan perustaa myös ylläpitäjän toimesta.

Järjestelmän toiminnallisuudet

Mobiilisovellus:

Ladattavissa Google Playstä sekä Apple Storesta hakusanalla: Ceriffi Check.

Sovelluksen kautta käyttäjällä on mahdollisuus kirjata sekä havaintoja että tarkistuslistoja. Kaikkiin kirjauksiin voidaan liittää mediatiedostoja (kuva, video, muu liite).

Mobiilisovelluksen toimivat myös off-line tilassa.

Sovellus päivitetään edellä mainittujen kauppa-alustojen kautta.

cerifficheck.com -Verkkosivu

Asetukset

Asetuksista voidaan lisätä ja muokata kaikkia sovelluksen osa-alueita:

• prosessien lisääminen ja muokkaaminen (myös poisto)
• Tarkistuslistojen lisääminen ja muokkaaminen
• Mittareiden lisääminen ja muokkaaminen
  • Käsittelymallin liittäminen havaintoon esim. poikkeama tai kehitysehdotus
• Havainnoitsijan lisääminen ja muokkaaminen
• Aikamääreen lisääminen ja muokkaaminen
• Muun tarkenteen lisääminen ja muokkaaminen

Kaikki sovellukseen tehdyt muutokset ovat käytettävissä sovelluksessa heti muutosten jälkeen.

Jokaiselle sovelluksen osalle voidaan määrittää vastuuhenkilö, jolloin hänelle lähtee viesti, kun tähän vastuualueeseen kuuluva havainto kirjataan järjestelmään.

Asetuksista käyttäjä voi laatia myös Check-linkin ja sitä voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

• yksittäisen mittarin määrittäminen linkiksi
• tarkistuslistan määrittäminen linkiksi
• Asiakastyytyväisyys-kyselyn määrittäminen linkiksi
• henkilöstökyselyn määrittäminen linkiksi

Jokaisessa em. tapauksessa luodaan uniikki linkki, jota kautta kirjauksia voidaan tehdä. Linkki voidaan jakaa erilaisten foorumien kautta, keskustelupalstoilla tai sitä voidaan asentaa graafisiin elementteihin esim. verkkosivuille.

Käyttäjähallinta

Järjestelmään voidaan perustaa kahdenlaisia käyttäjätunnuksia: peruskäyttäjä ja pääkäyttäjä (admin).

Pääkäyttäjällä on järjestelmän kaikki oikeudet sekä tietojen poisto. Peruskäyttäjällä tilastot, havainnon käsittely sekä tarkistuslistat.

Ylläpidon toimesta voidaan luoda käyttäjätunnuksia, joilla pääsy useampaa järjestelmään.

Raportit

Kaikki järjestelmään kirjatut tiedot tallentuvat Seurantajaksot välilehdelle, josta ne voidaan viedä Excel-muotoon.

Tarkistuslistat

Tarkistuslistojen kirjaukset tallentuvat Tarkistuslista-välilehdelle.

• Koonti ja pdf-raportti
• Yksittäisten tarkistuksien listaus sekä ohjaaminen Havainnoin käsittelyyn
• Yleisindeksi
  • Tarkistuslistakohtainen
  • Tarkistuskohtainen
• Graafinen esitys
  • Tarkistuslistojen tulosten vertailu
   

Havainnon ohjaaminen

Kaikkiin mittareihin voidaan liittää käsittelymenetelmä, jolloin se ohjataan Havainnon käsittelyyn.

Havainnon käsittelyssä on seuraavat ominaisuudet:

• • havainnon tietojen muokkaus (kaikista muutoksista säilyy versiohistoria)
  • havaintojen yhdistäminen (kaikista muutoksista säilyy versiohistoria)
  • Havainnon käsittely
    • Juurisyyt, ennaltaehkäisevät toimenpiteet, välittömät toimenpiteet, kustannukset sekä viestintä ja liitteet
  • Havainnon kommentointi ja vastuuttaminen järjestelmän käyttäjille sekä ulkopuolisille
    • vastuuttamisesta lähtee viesti mikä sisältää linkin suoraan havaintoon. Ulkopuolisille vain yksittäiseen havaintoon
  • Käsittelystä on mahdollista viestiä ulospäin sähköpostiviestillä. Viestiä mahdollisuus muokata ennen lähettämistä
  • Käsittelijöitä voidaan lisätä/poistaa käsittelyn aikana rajattomasti
  • Käsittelijöille on mahdollisuus lähettää sähköpostimuistutus
  • Käsittelijöille lähtee automaattisesti kaksi kertaa kuukaudessa muistutusviesti, jos käsittely on jäänyt roikkumaan (yli 4 päivää)
  • Havaintojen vieminen Excel-muotoon
  • Yksittäisen havainnon tulostaminen pdf-muodossa

Tilastot

Tilastoihin haetaan tieto kaikista kirjauksista ja niille voidaan tehdä erilaisia hakuja kaikilla sovelluksen eri osa-alueilla. Hakuehdoiksi voidaan laittaa myös vuosilukuja, jolloin tulokset näytetään rinnakkain samassa kuvassa.

Tilastojen esitysmuodot:

• Pareto
• Lineaari

Tilastoihin tulostuu myös asiakastyytyväisyyden tulokset (NPS) sekä odotusarvon toteutuminen.

Tilastoja ja asiakastyytyväisyyden tuloksia voidaan jakaa järjestelmän ulkopuolelle linkin kautta ja käyttäjä voi halutessaan asettaa ne näkyville esim. omille verkkosivuilleen esim. iFrame-teknologian avulla.

Työn keston seuranta

Seurantamittaristoksi voidaan määrittää aika-mittari, joka mittaa kyseisen havainnon aikaa esim. odottaminen.

Työn keston seuranta toteutetaan yleensä osana LEAN tai Lean Six Sigma-projektia, jolloin tutkitaan työn sisältöä ja työvaiheiden kestoja työpäivän aikana.

Seurantatulokset voidaan viedä Excel-formaattiin, jossa niistä voidaan tehdä erilaisia koonteja sekä analyysejä.

Henkilöstön tyytyväisyys

Henkilöstön tyytyväisyyttä sekä työn kuormittavuutta voidaan seurata kahdella eri tavalla:

• • havainnoinnin kirjaamisen yhteydessä kysyttävä
  • Henkilöstölinkin kautta kysyttävä. Linkki voidaan jakaa keskustelupalstoille, erilaisiin foorumeihin sekä erilaisiin graafisiin elementteihin esim. verkkosivuille.

Asiakastyytyväisyys

Asiakastyytyväisyyttä voidaan kysellä ns. Check-linkin kautta (kts. asetukset: Check-linkki). . Linkki voidaan jakaa keskustelupalstoille, erilaisiin foorumeihin sekä erilaisiin graafisiin elementteihin esim. verkkosivuille. Tuloksia on mahdollisuus jakaa järjestelemän ulkopuolelle linkin kautta.